Retningslinjer for udlån af kommunale lokaler

Når der er ledig kapacitet i kommunale lokaler, kan lokalerne lånes ud til andre aktører med almennyttige formål. Dette kan for eksempel være skolelokaler, der i dagstimerne benyttes af skole og SFO, men som om aftenen, når skolen ikke har et behov, kan lånes ud til foreningsaktiviteter.

Lån og leje af kommunens lokaler sker efter forskellige regler alt efter, om der er tale om lån til godkendte foreninger efter folkeoplysningsloven eller udlån til andre aktører. Dette notat omhandler udlån af kommunale lokaler i bred forstand. Lokalerne på rådhusene er dog ikke omfattet af retningslinjerne for udlån. Derudover udlåner kommunen lokalerne 'Kuplen' på Otterup Bibliotek og 'Tingstedet' på Søndersø Rådhus til enkeltstående arrangementer, dog ikke arrangementer af privat karakter eller arrangementer i erhvervsmæssigt øjemed. 

Kommunen skal stille lokaler til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger - derfor skal disse foreninger prioriteres i forbindelse med lokaleudlån. Herefter kan Nordfyns Kommune stille lokaler til rådighed for øvrige aktører, foreninger og borgergrupper.

Hvornår kan kommunen låne lokaler ud?

Grundreglen for udlån af kommunale lokaler er, at foreningen og aktiviteten der foregår i de kommunale lokaler har et almennyttigt formål og et formål som kommunen lovligt kan støtte. Almennyttigt betyder, at foreningen/aktiviteten har et generelt sigte, er åben for alle (eller for alle inden for en borgergruppe, fx alle børn, alle udsatte familier, alle pensionister mv.) og at der ikke skabes overskud ved aktiviteten. Almennyttigt betyder også, at aktiviteten ikke har et privat eller kommercielt formål.

Hvem kan låne kommunale lokaler?

Følgende aktører kan låne kommunale lokaler til almennyttige formål:

• Folkeoplysende foreninger

• Sociale foreninger og borgerinitiativer med socialt sigte

• Lokalråd, handicapråd, menighedsråd, ældreråd eller øvrige råd

• Borgerforeninger

• Borgerinitiativer uden foreningstilknytning

• Selvejende/private institutioner som fri- og efterskoler og private pasningsordninger kan benytte kommunale lokaler mod betaling.

• Nordfyns Kommunes ansatte kan låne lokaler i arbejdsøjemed, men ikke som privatpersoner

Hvornår låner kommunen ikke lokaler ud?

Kommunen kan ikke låne lokaler ud til private og kommercielle aktiviteter. 

Kommunale lokaler kan ikke udlånes til fester - her henvises til private mødesteder- Det er dog tilladt at foreninger med faste, regelmæssige, gentagne aktiviteter i et kommunalt lokale kan afholde sæsonafslutningsarrangementer mv. der. 

Hvem kan ikke låne kommunale lokaler?

• Erhvervsvirksomheder

• Virksomhedslignende organisationer (fx fagforeninger og a-kasser). Dog kan faglige møder for kommunalt ansatte afholdes i kommunale lokaler.

• Privatpersoner

• Politiske partier kan ikke benytte kommunale lokaler til partipolitiske møder, dog kan brede vælgermøder i forbindelse med valg afholdes på skoler mv. 

Vær opmærksom på, at der gælder særlige regler for udlån af lokalerne 'Kuplen' og 'Tingstedet'. 

Hvad skal man forvente, når man låner et kommunalt lokale?

Lokaler stilles til rådighed, som de forefindes med lys, varme, rengøring og udstyr. Institutionens ordensregler skal overholdes. Bord- og stoleopstilling, opstilling og nedtagning af inventar mv. udføres af brugeren. Lokalet, adgangsveje og eventuelle udenomsarealer afleveres i samme stand, som det modtages. Ekstraordinære udgifter til rengøring, reparation, genanskaffelse af inventar mv. pålægges brugeren. Det er ligeledes lånerens ansvar at overholde sikkerhedsforanstaltninger i de udlånte lokaler. 

For arrangementer med entré opkræves der en takst for at benytte lokalet. 

Der opkræves gebyr/takst for benyttelse af gymnastiksale på skoler.

Hvordan anmoder man om at booke et lokale?

Man booker kommunale lokaler via Fritidsportalen. Er foreningen ikke oprettet i fritidsportalen kontaktes Kultur & Fritid.

Booking af Kuplen og Tingstedet sker via Bibliotek & Borgerservice. Der er en selvbetjeningsløsning på hjemmesiden.

Prioritering af lokaleudlån

For de folkeoplysende foreninger fordeles lokalerne ud fra følgende prioriteringsrækkefølge:

1. Aktiviteter for børn og unge under 25 år

2. Voksenundervisning

3. Aktiviteter for voksne

Ved fordeling af lokalerne prioriteres aktiviteter til handicappede, hvis lokalet er særligt egnet til formålet. Der tages desuden hensyn til lokalets egnethed, samt brugerens lokale tilhørsforhold i fordelingen af lokalerne.

Ved ledig kapacitet kan kommunen låne lokaler ud til øvrige aktører, foreninger og borgergrupper.

Kommunen forbeholder sig desuden ret til at anvise lokaleudlån i forhold til de driftsomkostninger, der er forbundet med at holde de enkelte lokaler åbne.